此外成都年会策划公司还为企业分享了在年会策划中如何了解邀请嘉宾的情况：
嘉宾中是否有特殊年龄需要特别照应的？ 2.嘉宾中是否有重要热点人物需要特殊接待的？
3.嘉宾中是否有身体健康状况存在隐患需要医疗预防措施的？
4.嘉宾是和配偶一起来，还是一个人来？
5.嘉宾们将乘坐什么交通工具？是自己开车来还是乘坐接送客人的大巴？需要考虑安排一些接送车辆吗？ 还有就是年会的邀请函，如果年会主办方准备在过年前举办，那么主办方可以先试着设计一份不含举办日期的邀请信。上面写上主办方期望着在哪里与他们见面的话，并简单写明年会的相关用意。
此外在一些年会中，邀请嘉宾必须出示年会主办方提前提供的邀请函才能获许进入年会现场，虽然年会现场的相关接待人员那里也有邀请的嘉宾名单，但是这样做可以减少年会现场的拥堵状况，减少邀请嘉宾在年会现场外等候的时间。但是如今很多企业都会选择专业的成都年会策划公司帮助自己策划，因为可以省去很多的物力人力。
那么专业的成都年会策划公司又是怎么做的呢？
首先，成都年会策划公司会提前确定出席年会现场的邀请嘉宾名单。年会的嘉宾不应当滥竽充数，或是让对方尴尬。确定年会邀请嘉宾名单时，成都年会策划公司始终会以年会主题为主，一般来说，年会邀请嘉宾应包括这些人员：一是上级领导。地方党政领导、上极主管部门的领导，大都对主办单位的发展给予过关心、指导。邀请他们参加，主要是为了表示主办方的感激之心。二是社会名流。根据“名人效应”原理，能够请到创始人们，将有助于更好地提高主办单位的知名度。三是大众传媒。在现代社会中，报纸、杂志、电视、广播等大众媒介，邀请这些人士并主动与他们沟通，将有助于助于加深社会对年会主办单位的了解和认同。四是合作伙伴。在商务活动中，合作伙伴也是和年会主办单位同呼吸、共命运的，所以请他们来参与年会是完全应该的。
最后，一旦这些邀请嘉宾的名单确定好了，那么成都年会策划公司就会提前发出邀请或通知。鉴于年会的出席人员甚多，牵涉面极广，故不到万不得已，均不许将年会临时取消、改期或延期。
发布者：永远的星